Ara
  • Deniz Kılıçgedik

Yeni Gelen Çalışanlarda Bıraktığınız İlk İzlenim: Oryantasyon


Yüzlerce başvuru arasından haftalarca mülakatlar gerçekleştirdikten sonra sonunda firmanıza uygun olduğunu düşündüğünüz bir adayda karar kıldınız. Peki şimdi? Aday geldiğinde ne olacak? Sözleşmesini imzalayıp, masasına geçip, bir şekilde ofisinin dinamiğine alışmayı mı bekleyecek?

Değişime ayak uyduran bir yapı içinde, güncel paradigma ve inovasyondan beslenen bir organizasyondaysanız sıra, özellikle Y kuşağında anlam arayışıyla önem kazanan oryantasyon veya onboarding programında. Bu yazı oryantasyon programınızda hemen uygulayabileceğiniz ufak değişikler önererek, en uygun programı tasarlamanıza yardım etmeyi amaçlıyor.

Oryantasyon Programı

Her şeyden önce oryantasyonun sözleşme imzalayıp ve birkaç form doldurmaktan ibaret olmadığının artık çoğu şirket farkında. Fakat istatistiklere baktığımızda salt belgeden ibaret programlar hala çoğunlukta. Şirketlerin sadece %28’i kapsamlı ve faydalı bir oryantasyon programının olduğunu düşünüyor, yani %70’den fazla şirket ya hiçbir şey yapmıyor ya da tamamen yanlış bir program uyguluyor. Şirkete yeni katılan çalışanların ilk 45 gün içinde ayrılmaya karar verdiğini ve 6 ay icinde alışamadığı için şirketten ayrılan çalışanların araştırmalara göre %33 olduğunu düşünürsek oryantasyon popülarite kazanmasına rağmen hala doğru uygulanamayan bir yöntem olduğu ortada.

Doğru işe alım nasıl kurumun kültürünü ve başarısını korumasını sağlayan en önemli unsurlardan ise adayın şirkette sürekliliğini sağlayan en önemli etkenlerden biri de oryantasyon programlarıdır. Yapılan araştırmalar doğru oryantasyon ve onboarding sürecinin ilk 45 gün ve 1 yıllık süre içerisindeki işten çıkışları azalttığı gözlemlemiştir. İyi bir oryantasyon programı bulmak için uzun emek, vakit ve masraf harcadığınız yetenekleri tutmanızı sağlar.

En verimli çalışan, kendini personel olarak görenden ziyade şirketi benimseyendir. İdeal biçimde uygulandığında da iyi yapılandırılmış bir oryantasyon süreci yeni çalışan ve kurum arasındaki iletişim ve bağı güçlendirir. Çalışanda aidiyet duygusunu pekiştirir ve motivasyonu artırır. Oryantasyon işyerinde çoğu alanda olduğu gibi iki taraflı bir süreçtir, hem kurumun hem de yeni çalışanın inisiyatifi gerekir. Bu yüzden orytantasyon programını transformasyonel olgulardan oluşturmak ve etkisel, ilham veren bir süreç haline getirmek motivasyon ve amaç duygusuna dokunur. Belge, görev ve iş tanımlarındansa kurum kültürünü odak noktası haline getirmek daha büyük bir amacın parçası olma duygusunu ilk günden tetikler.

İyi Oryantasyon En İyi Reklamdır

İyi bir onboarding ve oryantasyon programı yapabileceğiniz en iyi pazarlama ve markalaşma yatırımlarından biridir. Adayın ilk gün “Hoşgeldin Paketi” ile süslenmiş hazır masasının fotoğrafı sitelerde, bloglarda ve sosyal medyada birçok potansiyel adaya ulaşabilir, hatta size IK zirvelerinde ödüller kazandırabilir.

Oryantasyon veya onboarding aşaması işbaşı gününden önce başlar. Hatta Onboarding’i 3 aşamaya ayırabiliriz:

1- İşe başlama gününden öncesi: Planlama süreci, kültürün ilk tanıtılmaya başlandığı zaman, aday ve kurum arası ilk ic iletişim.

2- Yeni çalışanın ilk günü: Oryantasyon ve onboarding eğitimleri, şirket işleyişlerinin tanıtılması.

3- Çalışan geldikten sonra: Eğitimlerin devamı, işte gereken teknik yetkinliklerin ve kültürün öğrenilmesi, sosyal etkinlikler düzenleyerek adayın uyumunun sağlanması, iki taraflı iletişimin yoğunluk kazanması.

Her üç aşamayı iyi yönetmek önemli. Dijitalleşmenin ön planda olduğu firmalar genelde online onboarding’i tercih ederler. Bu hem firmanın sosyal sorumluluk, dijitalleşme, hem de markalaşma boyutları açısından avantajlıdır. Ama unutulmaması gereken; en önemli faktörün insan olduğu, bu yüzden her zaman duygusal bağ kurmak ve tüm dijitalizasyona rağmen yüz yüze iletişimi sürdürebilecek bir program oluşturmak gerekir.

Oryantasyon Öncesi Hazırlıklar, İlk İş Günü ve Diğer Ufak Detaylar

Yeni takım arkadaşı gelmeden önce İnsan Kaynaklarına veya Eğitim ve Gelişim Departmanına düşen görev bu süreci olabildiğince özel kılmaktır. Teklif aşamasından itibaren başlayan süreçte firmanın yavaş yavaş kültürünün tanıtıldığı bölüm başlar. Evrakların teslimi ve işe başlama gününde aday bir anda kendini bambaşka bir dünyanın içinde bulmaması için birkaç gün önceden takımdan birinin veya IK’dan birinin adayı araması, "Hoşgeldin Emaili" gönderilmesi ve öncesinde gönderilecek olan bir oryantasyon programı adayın gelmeden kültüre aşina olmasını sağlar.

Ayrıca bu emailde, tasarlanan bir kurum el kitabıyla, adayın iletişim kurabileceği kişilerin, atanan buddynin belirtilmesi, giysi, otopark, yemek, gibi konular hakında bilgi verilmesi ve belki departmanının da bir fotoğrafının dahil edilmesi etkili olacaktır - Veya tüm bu bilgileri ilk iş günü “Hoşgeldin Paketinin” içinde bir kitapçık halinde de yer alabilir.

Departmandan uygun bir 'buddy' ya da arkadaş atanması, gerekli eğitimlerin ayarlanması veya e-learning ile gönderilmesi ve departmana haber verilmesi diğer önemli detaylar arasında. Aday için gerekli yer, araçlar ve ufak hediyelerin yer aldığı “Hoşgeldin Paketi” de hazırlanmalı. Aday geldiğinde yerini hazır bulmalı. Uzun vadede ise yani aday ilk günlerini geçirdikten sonra, tüm departmanları ve kişileri tanıyabilmesi amacıyla sosyal etkinlikler (öğlen yemeği, kahve, kahvaltı gibi) yapılmalı. Önemli nokta sistematik bir şekilde her departmandan birilerinin katılması ve tercihen yöneticilerin de olması.

Pek çok ayrıntıdan oluşan oryantasyon programı her şirket ve pozisyon seviyesi için farklı tasarlanılabilir. Yeni mezun işe başlayan biri ile 10 yıllık deneyimi olan bir yöneticinin farklı süreçlerden geçip farklı eğitimler almaları daha uygun olur. İşyeri Psikoloğuna burada düşen görev de bu analizleri iyi yapabilmektir.

Programının başarısı geri bildirim ile gelişime açık olmaya bağlı. Yeni gelenlerden program sonunda geri bildirim istemek hem organizasyonun gelişimi için de faydalı olur. Unutamayın oryantasyon ve onboarding programları yeni gelen kişinin şirket içindeki işleyiş hakkındaki ilk izlenimini oluşturur ve ilk izlenimler hepimizin bildiği gibi çok önemlidir.

#KurumKültürü #İşyeriPsikolojisi #ÇalışanPsikolojisi #OryantasyonProgramı