Birçok ülkede uygulanan esnek çalışma sistemi, Türkiye’de de işletmelerde faaliyete geçti. Bu değişiklik çalışanların iş-yaşam dengesini iyileştirmek ve genel sağlıklarını korumanın yansıra, büyükşehirlerde trafikte geçen saati de azaltmak için atılan faydalı bir adım.
Esnek Çalışma Saatleri (Flextime) Nedir?
Esnek çalışma saatleri genelde şirketin haftalık ve günlük saatlerini göz önünde bulundurarak, çalışanların kendi belirledikleri saatlerde işe gelmesi ve çıkması olarak tasvir edilebilir. Ancak burada önemli olan, günlük ve haftalık çalışma saatini doldurmaktır. Bu uygulama ofiste kalabalığı önleyeceği gibi, çalışan psikolojisini, motivasyonunu ve mutluluğunu pozitif yönde etkiler. Bu sistemin çalışanlara faydaları faydaları arasında:
1. Verim: Kendi belirlediği saatlerde çalışan insanlar genelde standart zamanlarda çalışmak zorunda olanlara göre ofiste daha verimli olur. Biyolojik olarak daha zinde oldukları zamanı seçip ona göre çalışabilirler. Örneğin, sabah daha zinde olanların 6:45'de işe başlayıp enerjileri tükenmeden 16:45'de çıkması; biyolojik saatleri daha geç saatlere ayarlı insanların ise 11'de işe gelmesi gibi.
2. Kontrol ve Söz Sahibi Olmak: Kendi saatlerini belirleme gücü ve yetkinliğini elde etmek genelde çalışanlarda kontrol hissi uyandırır. Yapılan araştırmalar çalışanlara kendi saatlerini veya ofislerinde belirli olayları kontrol yetkisinin verilmesini, prim veya maaş artışına tercih ettiklerini gösteriyor.
3. İş-Yasam Dengesi ve Sağlık: Ayarlanan esnek çalışma saatleri insanların yaşamlarında daha çok etkinliği zaman ayırabilmesini ve iş-yasam dengesi oluşmasına olanak sağlar. Daha dengeli, mutlu, sağlıklı ve dinlenmiş insanlar daha verimli olur.
4. Daha Fazla Kişisel Zaman: Esnek saatler insanların ailelerine ve kendilerine daha çok zaman ayırabilmesini sağlar ve trafikte geçen zamanı da azaltır.
Esnek Çalışmanın Kuruma Faydaları:
1. Çeşitlilik: Kurumlar, Esnek çalışma saatleri sayesinde daha çeşitli bir kitleye hitap edebilir. Böylece esnek çalışma saatleri, daha farklı yetenekleri olan insanlara da imkan sağlar. Örneğin, ebeveynler veya öğrencilere de imkan sağlayan bir şirkette, fikir çeşitliliği avantajı yakalanır.
2. İşten Çıkma ve İşe Alim Masraflarının Azalması: Değer verildiğini hisseden, mutlu çalışanlar ile işten ayrılmalar (turnover) azalır ve oryantasyon ve istihdam masrafları da mininize edilir.
3. İş Yerine Bağlılık ve Çalışan Sağlığı: Çalışanların motivasyonunun artması ile iş yerine bağlılık da artar. Böylece, iş stresinin azalması ile izin alınan günler ve işten verim alınamayan günler de azalır.
4. Talep Artışı: İnsan odaklı bir organizasyon olarak, daha çok çalışan ve müşteri kurumunuzu tercih eder.
5. Daha Fazla Verim: Çalışanların standart saatler dışında çalışmasını sağlayıp, müşterilere daha odaklı ve ulaşılabilir bir sistem kurmuş olursunuz.
Esnek çalışma saatlerinin direkt olarak insanlarda iş-yasam dengesi ve beden-ruh sağlığı ile ilgisi vardır. Sağlıklı çalışanlar iyi işleyen bir organizasyonun göstergesidir, ancak her sistemde olduğu gibi flextime da organizasyon için belirli riskler oluşturur.
Esnek Çalışma Saatlerinin Riskleri:
- Otoriter, kontrolcü yöneticiler, çalışanların farklı saatlerde gidip gelmesini rahatsız edici bulabilirler. Yöneticiler esnek çalışma saatlerinden dolayı kontrolleri azalmış gibi hissedebilir. Böyle bir durumda, yöneticilere uygulamaya ve çalışanlara karşı güvensizliklerini kırmaları öğretilmeli.
- Bazen acil yetiştirilmesi gereken müşterilerin işleri, her çalışanın her zaman ofiste olmamasından dolayı aksayabilir veya karmaşaya yol açabilir.
- Kurumlar esnek çalışma saatlerini kullanmak isteyen ve saatleri çakışan çalışan istekleriyle ilgili sorunlar yaşayabilir. Bazı şirketler bunu önlemek için kura sistemi uyguluyor. Bu çatışmanın olası risklerinden biri de durumu suistimal edip aile sorunu veya çocuklarını bahane eden çalışanlar olabilir. Ayrıca esnek çalışma saatleri reddedilen çalışanlar sorun yaratabilirler.
- Farklı saatlerden dolayı ofiste takım ruhunu oluşturan iletişim, fikir alış-verişi ve birlikte çalışma ortamı zarar görebilir.
Bu uygulamanın oluşturabileceği zararlar genelde sağlam bir kurumsal kültür ve doğru bir değişim süreciyle kolayca atlatılır. Esnek çalışma saati uygulamasının belirttiğim faydaları kesinlikle daha verimli ve mutlu çalışanlar yaratır, zaten iyi yöneticiler de bu durumlarda zararları minimize edebilecek durumdadır. Önemli olan, birazdan değineceğim gibi kurumun, yöneticilerin ve çalışanların beraber görüşleri ve beklentileri doğrultusunda yapılanmalara gidilmesi olacaktır.
Başarılı Bir Şekilde Nasıl Uygulanır?
Çalışanların durumu kullanmasını, yöneticilere fazla sorumluluk yüklenmesini ve kurumsal düzenin bozulmasını önlemek için aşağıdaki teknikler esnek çalışma saatine geçişte maksimum verim alınmasını sağlar:
1. Çalışanların hedefleri belirli olmalı:
Günün sonunda kimin ne kadar performans gösterdiğini bilmek ve ölçmek için hedefler belirli ve eylem odaklı olmalı. Hedefler önceden belirlenmiş ve iki tarafın da (kurum ve çalışan) onaylamış olması gerekir. Çalışanlara verilen esneklik her kurumda değişkenlik gösterir ve performansın nasıl, ne şekilde ölçüleceğine de nihai olarak yönetici karar verir. Bazı yöneticiler için e-mail veya rapor yeterliyken, bazıları da toplantılar da yüz yüze görüşmek ister.
2. Çalışanın Şirketteki Rolü Detaylandırılmış Olmalı:
Tüm pozisyonları dolduran çalışanlar kendilerinden beklenenleri ve görevlerini detaylı bir şekilde bilmek durumundalar. Burada şirket ve çalışan arasında şeffaflık olması çok önemli. Karışıklıkları önlemek ve verimi arttırmak için, tüm çalışanlar ayrıca kimin ne yaptığını ve hangi görevde yer aldıklarını da bilmeliler.
3. Bütün Çalışanların Ofiste Bulunduğu Standart Saatlerin Belirlenmesi:
Tüm çalışanların ofiste olacağı saatler belirleyerek gereken toplantıları, görüşmeleri veya iletişimi sağlayabilirsiniz. Örneğin; şirkette günlük sekiz saat, haftalık da otuz saat çalışılıyorsa. Çalışanın saat yedide işe gelme ve dörtte de gitme imkanı olabilir. Ancak, mutlaka her çalışan saat 11-15:30 arasında ofiste bulunmalıdır. Bu uygulama oluşabilecek iletişim zorluklarını en aza indirgemek ve karışıklığı önlemek için idealdir.
Genel olarak, esnek çalışma saatleri kuruma birçok pozitif getiri sağlar. Kurumlar önceden önlem alıp, oluşabilecek zararları yukarıdaki yöntemleri stratejik bir değişim süreci ile uygulayabilirse esnek çalışma sistemi tüm taraflar için faydalı olur.